管理零碎時間 提早下班過生活
微軟亞太及大中華區移動與嵌入式產品部主任產品經理－宋煒珂
採訪．撰文／陳芳毓
一個多小時後，飛機從香港飛抵中正國際機場。步下飛機，微軟（Microsoft）亞太及大中華區移動與嵌入式產品部主任產品經理宋煒珂（Chris Sorensen），打開他的智慧型手機，把稍早在香港機場候機室裡寫好、存在寄件匣裡的信件，立即寄送出去，新信件也開始一封封收進收信匣。他快步走到海關等候排隊查驗護照，剛好有幾分鐘空檔閱讀新信件。
上了計程車，宋煒珂開始回覆信件，剛好在到達旅館前把所有商務郵件處理完畢。所以，他進旅館房間後第一件事，不是打開筆記型電腦收發信件，而是直衝附近的百貨公司，買幾條當季的牛仔褲！
借助新科技，管理零碎時間
「懂得做時間管理，不是讓你能有更多時間開會或寫報告，而是有更多時間與自己、家人和朋友相處，」宋煒珂把玩著剛買的智慧型手機說，沒人喜歡忙到晚上九、十點才下班，可是卻常常必須這麼做；加上跨國商業活動日趨頻繁，旅行和通勤把時間切割得更零碎，經理人必須借助新科技來利用零碎時間，才能更有效率地工作與生活。
宋煒珂曾在一家中國企業工作，但卻因為公司伺服器的設定問題，讓他無法用PDA手機收發公司郵件。他每天花80分鐘坐計程車上下班，卻困在裡面什麼事都做不成，這讓宋煒珂非常焦慮，「如果我可以利用這80分鐘處理電子郵件，就可以提早80分鐘下班！」
現在只要在計程車上，宋煒珂不是講電話、就是用手機收發信件，因為有藍芽設備，所以他可以一邊講話、一邊寫信。如果剛好是美國時間的早上，他也會跟太平洋對岸的父親用MSN話家常，回家後就不用再開電腦上網。如果工作壓力大，也可以趁這時候看手機下載的影片或玩遊戲，放鬆一下。
每天80分鐘，一周就省了近7小時。可以上5次健身房、或跟4個好友吃飯、或看3部電影、或讀2本好書，甚至騎著重型機車去北海岸飆一趟。
被派駐在新加坡的宋煒珂是美國人，他每個禮拜至少有一次商務飛行，旅行約占他所有時間的60%，範圍廣及美國西雅圖總部、澳洲及各亞洲國家。但一台智慧型手機，就能把他零碎的等待、通勤時間拼成一幅完整的休閒時光，「我實在無法想像經常需要旅行的高級主管，沒了智慧型行動裝置要怎麼管理？」宋煒珂誇張地形容。
分辨輕重緩急，設定處理順序
身為中階主管的宋煒珂，沒有祕書代為打點瑣事，所有行程都要自己安排。所以，妥善設定事情的處理順序，也是時間管理上的大挑戰。「如果一天原本有5件事情要做，通常能做完3件就算很順利了，」宋煒珂的想法很務實，因為有太多突發狀況，會在最後一分鐘打亂你精心設計的計畫：客戶打來的電話、老闆丟出來的新任務、同事找你解決的問題……。
「你要留給自己處理突發狀況的時間，」宋煒珂認為，如果把一整天的行程都排得滿滿的，最後一定會因為經常被突發狀況打亂，而感到非常挫折。
計畫永遠趕不上變化。所以，分辨輕重緩急，是經理人必須具備的重要能力。宋煒珂認為，主管要能幫團隊成員設定工作時序表，教他們分辨什麼是應該先做的重要任務，及什麼是無關痛癢的行政事務。能從容地處理事情，人才會顯得有自信。
那，什麼是必須要先做的重要任務？「我會先做對公司比較『敏感』的議題，也就是被我認定是『問題』的事情，」宋煒珂說，會對公司造成影響的負面衝擊或新商機，他永遠會優先處理。其次，因為每個人都是工作鏈的一部分，不能讓事情卡在自己這兒，所以第二重要的，就是「要是我不做，別人就被拖著不能繼續工作」的事情。
至於重要性最低的，就是即使不做也不會影響業績、不會影響別人、也不會影響自己的事，像是整理電子郵件信箱。宋煒珂通常會在飛機上做這一類瑣事。
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